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SharePointはMicrosoftが提供する情報共有サービスです。WordやExcel、PDFなどのファイルを共有したり、お知らせや掲示板を投稿して、 社内ポータルサイトの用に活用することも可能です。
高い機密性が特長
SharePointは、法人向けのクラウドサービスなので、作成したサイトは、アクセス権があるチームメンバー限定で公開され、外部のメンバーからは閲覧できません。サイトはチーム単位で作成でき、権限設定により、必要な人にだけ情報を見せることができます。
プロジェクトの進行状況や予算、顧客情報など、機密性の高いコンテンツも安心して保管・共有できるため、データを一元管理するツールとして非常に有効です。
それでは、SharePointをどのように活用できるのか、具体的な事例を3つご紹介します。
- 社内マニュアルや手順書を整備する
- 営業資料や契約書の保管と共有に活用する
- 情報の回覧やアンケート、意見収集の場として活用
1.社内マニュアルや手順書を整備する
普段、業務フローやツールのマニュアルはどのように保管していますか？
煩雑になりがちな資料も、SharePointで「業務マニュアル」や「ツールの使い方ガイド」など、カテゴリごとに整理・掲載すれば業務効率化に役立ちます。
さらに、画像や動画も一緒に掲載できるため、パソコン操作に不慣れな方でも、視覚的に分かりやすく情報を共有できます。
2.営業資料や契約書の保管と共有に活用する
複数人で営業資料や契約書を使い回す際、同じ資料が複数存在したり、古い資料が誤って使われてしまうことはありませんか？
SharePointでドキュメントを管理すると、複数人による同時編集が可能で、常に最新の情報を共有できます。バージョン管理昨日もそなえているため、古い資料の差し替え漏れも防げます。
また、ファイルごとにアクセス権を細かく設定できるため、安全に管理することが可能です。
3.情報の回覧やアンケート、意見収集の場として活用
社内での情報回覧やアンケートは、どのように行っていますか？
SharePointは、Microsoft FormsやPower Automateと連携できるため、
Formsで作成したアンケートを掲載
↓
Power Automateで自動処理
↓
結果をSharePointに蓄積
↓
お知らせで集計結果を回覧
このような一連のフローが構築可能です。
蓄積した結果の閲覧制限や、匿名回答にも対応しているため、回覧ではなく、問い合わせフォームとして利用することもできます。
それでは、実際のポータルサイトがどのように表示されるか見てみましょう。
こちらは、初期テンプレートを使って作成した、社内ポータルサイトの一例です。
ホームとなるページには、「お知らせ」「ドキュメントの一覧」「リンク集」など、業務に必要な情報を事由に配置することができます。
ただし、欠点としては、デザインの自由度があまり高くないという点が挙げられます。標準機能のままでも充分に活用できますが、見た目や動きをより自由に変更したい場合は、専門的な知識が必要になります。
まとめ
今回は、SharePointの活用法や、主なユースケースについてご紹介しました。当社では、SPFx（SharePoint Framework）という技術を使い、例えば「自社の雰囲気に合わせたデザインにしたい」「使う人にとって分かりやすく整えたい」といったご要望に合わせて、より柔軟で親しみやすい見た目や構成にカスタマイズすることが可能です。まずは簡単な導入支援からでも、ぜひご相談ください！
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