グループウェアの利用が社内で全然定着しない理由を現場レベルで考えてみた。

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こんにちは。

自社開発のグループウェアをコツコツと改造している高本です。

改造作業を進める中で、ふとグループウェアが自社内でも定着しておらず、他社でも結局誰も使わなくなった、などあまり前向きなお話がないことを思い出し、今一度グループウェアってどうすれば定着するのか、何が求められるのか?について綺麗事抜きに考えてみました。

グーグルカレンダーなどは個人で利用されている方も多く、結構使われていると思うのですが、あくまで個人利用で、ことグループウェアを使うとなると導入した当初のみで、半年後にはほとんどの人が使わなくなったという経験はないでしょうか?

どこの会社に聞いても「使わなくなる」「全社員に定着しない」が一番の悩みなのだそうです。

色々なグループウェアを試された会社でも、結局、機能やインターフェイスの使いやすさで色々試してみたけど、結局管理者側からの押し売りに近い形で、結局導入した担当レベルの満足でしかないということです。

では、何故そういうことがどこでも起きるのか、原因を現場の業務レベルで自分なりにまとめてみました。

どこの会社でもというわけではないかと思いますので予めご了承ください。

■使わない理由

  1. そもそも同じフロアの中で一緒に働いているんだから口やメールで済む話をわざわざグループウェアを使って共有しない。
  2. 機能が多すぎて使う気になれない。覚えるのが億劫。
  3. わざわざログインするのが面倒。
1.2.3を要約してみると「タスク効率化や情報共有」を図るはずのツールが逆にタスクを増やしているように社員は感じているということです。

業務上使用しているワープロソフトなどが変わるのは、何とか勉強してカバーしようとはするのですが、グループウェアは今までなかった新たなタスクを増やされた気になるのかと思います。

■定着しない理由

グループウェアというと内勤の方が多いオフィスなどで使われることが多いようですが、実はオフィス内だったらそもそも共有サーバやホワイトボードや掲示板なんかがあるわけで、これがグループウェアが定着しない理由なのかと思います。

「要するに既存のコミュニケーション以上の利便性や必要性がないということ。(感じてもらえないこと。)」

こういってしまうとグループウェアを完全否定しているようにも捕らえられますが、そうではなく、本当はアナログな仕事をしている業界やアルバイトなど普段から会社にいない人間とのコミュニケーションが盛んな会社にこそ導入して定着する可能性があると思うのです。

ということは、

「社外のスタッフと社内のスタッフの情報共有」

こそがグループウェアを使わざるを得ない状況を作り出すのではないかと考えます。

そこで、個人的にグループウェアを利用するのに適していると思われる業種をまとめてみました。

■今後グループウェアをつかって有効活用できると思われる業種

  1. 飲食店などアルバイト(学生:外部)を雇用している業種。
  2. 外回りの営業マン(外部)が多数いる営業会社。
  3. 教育期間など生徒(外部)とのカリキュラムなど情報共有が必要な業種。
上記業種を念頭に、以下に本当に業務レベルで利用できる機能をまとめてみました。

■これだけあれば本当は十分

モバイルは必須!

社外でモバイルPCを持ち運んでいる方もいらっしゃると思いますが、社内と社外をつなぐにはモバイル機能は必須です。(基本機能と思ってもいいくらい)

スケジュール共有(シフト管理)

ここでのスケジュール共有は主にシフト管理など出勤予定などについて言っています。
アルバイトの学生さんなどはもちろん常にアルバイトに来ているわけではないので、シフト希望日の報告を電話やバイトの店舗に届け出ていることが多いと思いますが、これをモバイルから登録してもらえば管理側もアルバイトも楽になるはずです。
モバイルからの登録を統一してしまえば使わざるを得ない存在になるわけです。



電話メモ

会社のメールを個人携帯へ飛ばしている方もいるかとは思いますが、みんながみんなそうしているわけではないと思います。それに社外にいる方は商談や作業中だったりするので、社内にかかってきた電話を取りつぐのに電話メモは必要かと思います。

タイムカード

打刻と集計ができれば今までペーパーでやっていた会社は管理が楽になり、タイムカード用紙などコストが低下します。

業務報告

現場などから直帰するときなどはこれは欠かせません。

あと、「電話メモ」などのように他のメッセンジャー機能でも代用できるものも、これに使って!という風に機能名を明確にすると、使用用途がはっきりするので不慣れな方にも使いやすく、これも定着する秘訣のように思います。

toDo管理やタスク管理なんかも使いこなせるチームでは有意義だけれど、うまい使いこなし方を考えるようなものだと、結局定着しないような気がします。

そんなことを考えながらいかに当社のグループウェア「Grmo」を使ってない人に使いやすく、便利なものにしていくか試行錯誤しております。

http://intro.grmo.jp/

執筆者:高本

株式会社8bit 取締役の高本です。 社内のWebサービス企画、プログラミングや、売上・請求管理にいたるまで幅広く担当しております。

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