制作における契約以外での発注書の効用

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制作業界では、発注書や納品書などの契約書を省くことが多い傾向にあります。

きちんと発注書と発注請負書などの処理が必要な会社も多くありますが、私の知っている範囲(中小企業)だと、発注書など貰わず、「よろしく!」「はい!」くらいの担当者間の口約束で制作を進めている会社が多いように思います。

当社では、必ず何かしら残る形で、契約書なり発注する旨の記録を残していただいてから、作業するようにしています。

しかし、細かい修正作業の度にいちいち契約書のやり取りをするのは、お互いに結構な手間になります。
弁護士の先生のお話では、メールベースでも依頼した経緯が残っていれば良いみたいです。
ですので、必ずこの金額で作業頼む!というメールをいただいてから作業するようにしています。
発注書が重要になってくるのは、企画提案から絡む案件です。

例えば、制作会社が代理店から企画提案の依頼を請けて、一緒に提案する場合などです。

見積書を作成した時点で、てっきり発注受けて作業しているのかと思っていたら、そうではなかった。
提案はしたもののエンドクライアントにNGを食らって、案件がポシャッたので、今回はなし、ということで。

私の担当した案件ではなかったのですが、他のディレクターの方が担当した案件でそういうことがありました。
それを見てから、発注書など書面で必ず以来の認識を合わせてから作業しないと危険だな、と思い、発注書をもらうように心がけています。

言葉は悪いですが、制作の業界では、提案泥棒のようなことをする方は結構いらっしゃいます。

打ち合わせまでして企画書つくって提案したのに、音沙汰がない。
結局、提案した結果はどうなったのか問い合わせても返信すらなくなってしまう。

企画書までせっかく作ったのに。。

こういうことは、往々にして起こります。(私は結構慣れました。)
提案だと割り切ってやっているのであれば、頭に来ますが、問題はないと思います。
しかし、相手は提案だと思っていたけど、制作会社としては制作案件として対応していたつもり、などということもあります。

こういった認識違いを確認するうえでも、発注書には効果があります。

 

そもそも制作業界では、発注書のフォーマットがない、発注書なんて発行したことない、というような会社も結構あります。
こういう場合は、自分たちで用意してでも発注書は貰った方が良いでしょう。
当社では、発注書フォーマットのない、用意するのに時間がかかる、というクライアントには、自社のフォーマットをお渡ししてお願いしています。

証拠という意味もありますが、依頼する側の本気度、を確認するうえでも書類契約は有効だと思います。
発注書に署名して押印することで、依頼する側もある程度、覚悟が必要になります。

そういう意味でも、アナログな書類には未だに重みがあるように思います。

そもそも、お金を支払うあてがないのに、提案だけしてもらおう、と思っている方は発注書と言われると難色を示します。

「え?うちは発注書とか発行してないんですけど。。」
「御社はそれがないと作業出来ないんですか・・?」

制作現場では、「依頼したつもりはない」「エンドクライアントから発注が出なかったので、今回の制作はなかったことにして欲しい」などということが普通に起こります。

制作業界では、提案なくして案件を取れません。
提案は提案で必要ですが、後になって支払いの認識違いで揉めるのは後味悪いです。
案件なのか提案なのか、きちんと作業する前に確認するうえでも、発注書の発行をちらつかせるべきだと思います。

制作をしていると、制作以外の書類などの作成は、ちょっと面倒臭いです。
しかし、書面契約には契約以外の効用もあります。

ですので、是非、発注書を貰いましょう。

 

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執筆者: 高本

株式会社8bit 取締役の高本です。 社内のWebサービス企画、プログラミングや、売上・請求管理にいたるまで幅広く担当しております。